Externaliser un service : quelles sont les étapes à suivre ?

5

Depuis un certain temps, nombreuses sont les PME qui préfèrent externaliser un ou plusieurs services. La comptabilité et la gestion des salaires sont notamment réalisées par les cabinets comptables, ce qui correspond à une externalisation. Cette forme de sous-traitance permet surtout aux entreprises de se focaliser sur leur activité première. La société qui externalise a besoin toutefois de cultiver un lien fort avec le prestataire choisi afin d’assurer la qualité de ses services. Mais quelles sont les étapes à suivre pour réussir cette démarche ?

Externaliser un service : qu’est-ce que c’est ?

Nommée en anglais « outsourcing », l’externalisation d’un service est définie comme un processus permettant à une entreprise de sous-traiter une partie de son activité. Autrement dit, elle consiste à faire recours à des prestataires externes pour gérer certaines activités secondaires de l’entreprise.

externaliser un serviceGrâce à cette méthode, la principale société peut donc concentrer ses ressources matérielles, humaines, financières sur son cœur d’activité. Bien évidemment, l’objectif d’externaliser un service est d’améliorer certains savoir-faire tout en augmentant l’efficacité de la firme grâce au gain de temps et d’énergie réalisé.

Il faut noter que les prestataires extérieurs offrant des services d’externalisation sont généralement des spécialistes dans leur domaine. Ils sont donc en mesure d’apporter une véritable valeur ajoutée à votre entreprise.

Pourquoi externaliser un service ?

Si l’externalisation est beaucoup plus adoptée par différentes structures, c’est parce qu’elle présente plusieurs avantages indéniables. Tout d’abord, elle permet à la société qui l’adopte de se focaliser davantage sur son cœur de métier. Ceci leur permet particulièrement de gagner en temps.

De plus, la firme peut aussi créer plus de valeur, développer sa notoriété, améliorer les procédures, développer de nouvelles offres et produits, consolider les actions marketing, etc.

Il faut noter par ailleurs que l’externalisation de services enrichit et apporte une flexibilité certaine à l’entreprise qui y recourt. Par exemple, les PME faisant recours à cette méthode ont de fortes chances de renforcer leur position concurrentielle sur le marché. En effet, elles se concentrent plus sur les activités principales qui pourraient notamment contribuer à leur plein développement.

En outre, grâce à l’externalisation de services, vous vous épargnez toute une panoplie de tâches administratives chronophages. Également si votre entreprise dispose d’un capital de départ suffisant, fractionner son organisation et en externaliser certains services peut notamment permettre une croissance beaucoup plus rapide.

Quels services externaliser ?

Il peut s’avérer d’une grande importance de sous-traiter les activités fondamentales ou les moins stratégiques de votre entreprise. Les services concernés par l’externalisation sont divers. L’entreprise peut notamment externaliser :

  • la gestion de la paie et la comptabilité ;
  • la sécurité ;
  • le service marketing ;
  • le service commercial et la gestion des achats ;
  • la gestion et la maintenance du parc informatique.

Outre ces activités, l’entreprise peut aussi faire recours à un prestataire extérieur pour la création et la gestion de son site web. Elle peut aussi lui confier le standard téléphonique, la saisie des données et l’accueil physique.

Comment réussir son externalisation de services ?

Externaliser un service nécessite une certaine préparation pour garantir sa réussite.

Définir les besoins

Cette première étape est déterminante pour la réussite de l’opération d’externalisation. Ici, le chef d’entreprise a l’obligation de prendre du recul tout en faisant le point sur le fonctionnement de sa société. Il se chargera de cibler toutes les activités qui font partie intégrante du cœur de métier de la société tout en les séparant des tâches secondaires. Il doit aussi cibler ses attentes vis-à-vis du prestataire extérieur.

Opter pour le bon prestataire externe

Il est important que vous choisissiez un prestataire idéal qui assurera un travail de qualité. Il doit être un prestataire de confiance afin d’établir une relation client optimale. N’oubliez surtout pas de prendre en compte le prix avant de choisir votre prestataire extérieur. Une comparaison de plusieurs offres est sans doute l’une des meilleures solutions d’externalisation pour dénicher le bon prestataire et au bon tarif.

Mettre en place un contrat d’externalisation précis et se concentrer sur le cœur de métier de l’entreprise

externaliser un serviceBien évidemment, une externalisation doit être justifiée par un contrat de travail clair et précis. Celui-ci doit notamment traduire les exigences de l’entreprise, le niveau de performance et de qualité qu’attend la société. Il doit aussi mentionner le coût de l’intervention et les éléments quantifiables.

C’est ainsi le moment de mettre à profil le gain de temps découlant de cette méthode pour recentrer l’entreprise sur les activités les plus importantes. Il faut aussi noter que lorsque les services seront externalisés, des changements majeurs se remarqueront dès les premiers instants au sein de l’entreprise. Cette dernière se doit donc de s’adapter en interne aux changements entrainés par cette solution.

Conclusion

Avec l’externalisation, l’entreprise peut s’assurer d’obtenir de bons résultats sur les tâches secondaires, et ainsi se concentrer sur l’essentiel. La réussite de cette opération nécessite toutefois beaucoup plus de préparation avec notamment le choix du prestataire externe.

You might also like

Comments are closed.