L’investissement dans un progiciel de gestion intégré est un choix important dans la vie de votre entreprise. Pour cela il est important de faire une analyse complète de votre société et des différents progiciels disponibles sur le marché des ERP.
Marche à suivre pour choisir son ERP ou PGI
Identifier vos besoins
Tout d’abord, si vous songez à mettre en place une solution ERP SAAS, c’est que vous avez certainement constaté certains problèmes de gestion. Il peut s’agir par exemple d’erreurs de facturation à répétition, de difficultés à connaître la rentabilité des projets, d’un trop plein de tableaux Excel qui entraînent une perte de temps considérable afin de saisir à plusieurs reprises les mêmes données.
Afin de bien choisir votre progiciel de gestion intégré, il convient de faire le tour des besoins précis de votre business. Pour cela, n’hésitez pas à consulter vos différents services afin de pouvoir centraliser toutes les informations et de trouver un logiciel ERP qui saura être personnalisable sur l’ensemble des demandes.
Une fois la liste effectuée, distinguez les besoins qui s’avèrent essentiels pour une meilleure gestion, et ceux qui ne sont que secondaires. En effet, sachez que plus un ERP permet de gérer de choses, plus le coût à l’achat ou à la location sera élevé. Aussi, peut-être n’avez-vous pas besoin, en tout cas dans un premier temps, de vous équiper avec le meilleur outil du marché.
Comme de nombreux autres problèmes, la mauvaise identification des besoins de l’entreprise est un facteur courant de défaillance d’un progiciel de gestion intégré. Nous vous invitons à lire les autres afin de les éviter.
Le premier conseil dans le choix de votre ERP est donc d’identifier correctement les besoins et spécifications de votre entreprise.
Rechercher et comparer les solutions
Une fois vos besoins identifiés, il va falloir partir à la recherche des ERP proposés afin de vous préparer à la transformation numérique de votre entreprise. Pour cela, utilisez tout simplement un moteur de recherche Internet. Toutefois, dans votre recherche, précisez également votre activité. En effet, chaque entreprise demande des outils de gestion différents. Une société de conseil n’aura certainement pas besoin de la même solution ERP qu’une usine de textile. C’est pourquoi de nombreuses solutions ont été créées afin de répondre aux besoins spécifiques d’une activité.
ERP avec Excel, ERP open source, solutions cloud, ERP Saas ou logiciel sur mesure, les solutions abondent.
Parmi la liste des solutions ERP que vous trouverez, en sélectionnant celles spécifiques à votre activité, vous aurez déjà fait un premier tri.
Le deuxième conseil dans le choix de votre ERP concerne la taille de votre entreprise. En effet, si vous êtes un grand groupe industriel, les données de l’entreprise seront surement plus nombreuses et les flux à gérer seront plus importants que dans une TPE ou une PME/PMI. Pour ces dernières, inutile d’acquérir un logiciel permettant de gérer une multinationale, si vous n’en avez pas l’utilité car cela aura nécessairement un coût supérieur. Choisissez donc une solution adaptée à la taille de votre structure. Si vous prévoyez un développement à court ou moyen terme prenez- le en compte afin de ne pas avoir à changer d’ERP. Ou dirigez-vous vers une solution évolutive qui suivra votre secteur d’activité.
De plus, si vous êtes amenés à avoir des rapports avec des entreprises à l’étranger, veillez à ce que votre PGI prenne en charge ce type d’informations. En effet, vous devrez certainement gérer des devises, mais aussi une fiscalité différente, une comptabilité différente, une traçabilité, etc….
L’activité, la taille de votre entreprise et la gestion internationale, vous auront certainement permis d’effectuer un tri important parmi toute la liste d’ERP disponibles sur le marché. Parmi les derniers en lice, voici quelques conseils pour faire votre choix d’ERP.
Listez les personnes, les services qui vont être amenés à utiliser le progiciel. Il est fort probable que vous ne souhaitiez pas que tous aient les mêmes droits d’accès au progiciel ERP. En effet, certaines données, telles que les informations liées aux salariés, ne doivent être accessibles qu’à un nombre restreint de personnel, tout comme les informations financières ou les processus d’affaires. Aussi, assurez-vous que votre solution permette la création d’utilisateurs avec des droits spécifiques à chacun et en bonus, une formation des utilisateurs.
Le choix final se portera ensuite sur l’ergonomie de la solution. Pour être sûr qu’elle convient à ce que vous recherchez, n’hésitez pas à demander des démonstrations. Cela vous permettra de vous rendre compte de la prise en main du logiciel, et si l’utilisation semble simple ou s’avère trop complexe.
10 conseils à suivre dans le choix de votre ERP
Un Enterprise Resource Planning changera la façon dont votre entreprise est gérée. En aidant à augmenter les profits grâce à une plus grande efficacité, en facilitant la prise de décision et en identifiant les problèmes qui entravent la croissance et le succès de l’organisation, l’achat d’un système ERP peut être la chose la plus importante à faire pour votre société.
Très souvent, les entreprises ne sont pas entièrement satisfaites de leur logiciel de gestion. C’est très inquiétant si l’on considère le changement positif qui peut être initié avec un logiciel de gestion commerciale qui a fait ses preuves et qui est correctement mis en œuvre. Voici 10 conseils dans le choix de votre ERP à prendre en compte avant l’investissement. Vous pouvez aussi regarder la marche à suivre pour l’évaluation et la sélection de votre logiciel ERP.
- Assurez-vous de bien comprendre les mécanismes et le fonctionnement actuel de votre organisation afin que votre fournisseur d’ERP puisse adapter la mise en œuvre à vos besoins particuliers. Ce sont des experts de l’industrie avec des compétences techniques qui peuvent vous aider au bon développement de votre entreprise. Il s’agit également d’une tierce partie objective qui peut apporter un éclairage nouveau sur les défis commerciaux que vous n’avez peut-être pas encore identifiés.
- Pour en revenir au premier conseil dans le choix de votre ERP, le progiciel de gestion doit tenir compte des besoins particuliers de l’entreprise, de ses plans de croissance futurs et du budget disponible. Assurez-vous que le nouvel ERP soit évolutif afin qu’il s’adapte à votre entreprise et à votre budget. De nombreux fournisseurs de ces solutions n’ont pas l’expérience et le soutien financier nécessaires pour mettre à jour périodiquement leurs produits avec une évolution positive et significative englobant les dernières technologies.
- Un fournisseur d’ERP éprouvé aura une longue histoire d’implémentations réussies dans une grande variété d’industries. Ils vous aideront à automatiser les processus et à concevoir, du début à la fin, toutes les facettes de vos opérations. De plus, vous ne considérerez pas le projet informatique comme terminé tant que le système ne fonctionnera pas comme prévu.
- Soyez assuré que votre fournisseur ERP dispose de ressources suffisantes pour mener à bien l’implémentation. Ils doivent disposer d’une équipe expérimentée qui bénéficie d’un large soutien pour réussir la mise en œuvre dans les délais impartis. Après tout, les temps d’arrêt ont un coût économique et signifient que vous ne répondrez pas aux besoins de vos clients.
- Assurez-vous que tout le monde comprend ce que vous vous êtes engagé à faire et ce que vous devez faire pour soutenir le projet. Trop souvent, les entreprises ne comprennent pas tout ce que le produit offre ou le jargon qui l’accompagne. En fin de compte, les décideurs ont différents niveaux d’expérience et proviennent de différents secteurs d’activité. Il est conseillé d’intégrer les services d’ingénieurs de processus métier qui comprennent à la fois l’ERP et les processus métier, pour aider à l’analyse des différents progiciels à évaluer et gagner du temps.
- L’engagement peut faire la différence entre le succès et l’échec. La direction doit s’engager à assurer la gestion complète, le succès de la mise en œuvre et à fixer des objectifs clairs en termes de délais ou d’attentes et de retour sur investissement attendu. Cela garantira un résultat favorable et conforme aux attentes.
- Les deux parties devraient s’entendre sur des objectifs et des buts clairs en ce qui a trait et ce qui est nécessaire pour assurer le succès du projet. Ça va marcher.
- L’implication de l’ensemble de l’organisation est essentielle à la bonne exécution d’un investissement dans une solution logicielle. La gestion du changement doit être la priorité absolue et doit être soigneusement planifiée et exécutée pour empêcher les employés mécontents de saboter le projet. Étant donné que le personnel est l’une des ressources les plus précieuses, il est extrêmement important que le système soit bien accueilli et adopté dans toute l’organisation.
- Soyez clair au sujet des avantages que vous attendez et examinez attentivement les coûts. Vous serez ainsi mieux en mesure d’évaluer les avantages du projet et de vous assurer que vos attentes sont réalistes.
- Assurez-vous que les utilisateurs assistent aux sessions de formation et s’entraînent régulièrement dans le système avant qu’il ne soit mis en service. De cette façon, les utilisateurs pourront profiter pleinement de la mise en œuvre et de ses nouvelles fonctionnalités.